Supervisor Reservierung (m/w)

Verantwortlich für die optimale Auslastung der Zimmer zum bestmöglichen Preis.

Bedeutung des Berufsbildes

Der Begriff Supervisor kommt aus dem Englischen. Er bezeichnet die Funktion des stellvertretenden Reservierungsleiters, der den Reservierungsleiter bei dessen Abwesenheit vertritt. Darüber hinaus unterstützt der Supervisor Reservierung den Reservierungsleiter bei seiner täglichen Arbeit, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Der Supervisor Reservierung sollte die Unternehmenswerte vermitteln, unterstützen und vorleben. Er arbeitet eigenständig und gewährleistet die optimale Zusammenarbeit mit allen anderen Abteilungen. Darüber hinaus unterstützt er ein gutes Betriebsklima durch effektive, freundliche und relevante Kommunikation.

Supervisor Reservierung / stellvertretender Reservierungsleiter - Ritter von Kempski Privathotels
Supervisor Reservierung / stellvertretender Reservierungsleiter - Ritter von Kempski Privathotels

Über- und Unterstellung innerhalb des Hotels

Der Supervisor Reservierung ist direkt dem Reservierungsleiter und dem Empfangsleiter unterstellt und ist dem Reservierungsmitarbeiter/Reservierungskoordinator überstellt. Zu seiner Teamverantwortung gehören alle Reservierungsmitarbeiter, Empfangsmitarbeiter und Schichtleiter am Empfang bei Abwesenheit des Reservierungsleiters, Empfangsleiters und Supervisors Empfang.

Die Aufgaben als Supervisor

Der Supervisor Reservierung ist für die Einhaltung, Überwachung und Einführung von Standards im Reservierungsbereich verantwortlich. Das heißt, er ist für die professionelle Annahme und kompetente Beratung sowie die Bearbeitung aller eingehenden telefonischen oder schriftlichen Reservierungen für Individual- und Gruppenreservierungen nach dem vorgegebenen Qualitätsstandard verantwortlich. Um die Anfragen und Bestätigungen bearbeiten zu können, werden diese im Frontoffice EDV System Fidelio eingepflegt. Es wird dadurch sichergestellt, dass alle Angebote sowie Reservierungen ordnungsgemäß erfasst und die Gästekarteien und Stammdaten im System Fidelio ordentlich geführt und gepflegt werden. Gästebemerkungen sind vom Supervisor Reservierung gewissenhaft zu führen, da diese als Briefing für alle anderen Abteilungen im Hotel dienen und somit als Informationsaustausch für die Abteilungen Empfang, Housekeeping, Food and Beverage, SPA, Veranstaltung und Direktion von großer Bedeutung sind. Dadurch wird die abteilungsübergreifende Kommunikation am Gast sichergestellt.

Ein wesentlicher Punkt in seinem täglichen Arbeiten ist der professionelle Umgang mit Feedback und Reklamationen von Gästen am Telefon oder im Direktkontakt. Des Weiteren unterstützt er den Reservierungsleiter in den Bereichen der genauen Buchführung über alle offenen und definitiven Reservierungen, bei Änderungen von Reservierungs- und Angebotsanfragen sowie bei Stornierungen unter Einhaltung der Verfalls- und Stornierungsfristen. Damit verbunden ist die wöchentliche Anreisekontrolle und Zuteilung der Zimmer unter Berücksichtigung der Gastwünsche, Stammgäste und Gruppenreservierungen. Dadurch wird ein reibungsloser und korrekter Check-in aller Anreisen für den Empfang gesichert.

Der Supervisor Reservierung betreibt einen zielorientierten Zusatzverkauf in Form von Cross Selling und aktivem Upselling. Cross Selling kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie Kreuz- und Querverkauf und meint damit den Zusatzverkauf von Leistungen. Upselling steht für einen Verkauf einer höheren Zimmerkategorie an einem Gast. Um Cross Selling und Upselling aktiv am Telefon oder im Direktverkauf anbieten zu können, wird von ihm die vollständige Kenntnis über das Hotel- und dem Serviceangebot vorausgesetzt. Dieses wird durch Einarbeitung und regelmäßige Auffrischung in Form von Job Rotation, von dem jeweiligen Abteilungsleiter in seinen Bereichen, gewährleistet.

Der Supervisor Reservierung stellt nach Rücksprache mit dem Reservierungsleiter eine optimale Zimmer- und Bettenbelegung unter der Berücksichtigung der vorgegebenen Standards sicher. Bei Abwesenheit des Reservierungsleiters erfolgt die Abstimmung mit der Hoteldirektion beziehungsweise mit dem Empfangsleiter. In Vertretung des Reservierungsleiters hat der Supervisor Reservierung Sorge zu tragen, dass die OTA´s (Online Travel Agency) präzise gepflegt und in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden. Der Supervisor Reservierung unterstützt den Reservierungsleiter bei der Entwicklung von neuen zielgruppengerechten Angeboten, Arrangements und bei der Identifizierung neuer Märkte/Vertriebskanäle, um eine optimale Auslastung auch weiterhin sicherzustellen.

Supervisor Reservierung / stellvertretender Reservierungsleiter - Ritter von Kempski Privathotels

Arbeitsorganisation und Personalführung

Die Personalverantwortung in der Reservierung liegt in den Händen des Reservierungsleiters. Allerdings kann der Supervisor Reservierung beauftragt werden, die Verantwortung für die Entwicklung der Auszubildenden und neuen Mitarbeiter in der Reservierung zu übernehmen. Das heißt, der Supervisor Reservierung gewährleistet die ordnungsgemäße Einarbeitung, Schulung und Überwachung der unterstellten Mitarbeiter. Darüber hinaus achtet er auf die Einhaltung der Arbeitszeiten und Pausen sowie auf die Arbeitskleidung und abteilungsinterne Zusammenarbeit, um die Teamarbeit zu fördern und zu bewahren.

Persönliche Anforderungen

Die Voraussetzungen für den Karriereweg des Supervisors Reservierung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie wie Hotelfachmann oder Restaurantfachmann. Dies erleichtert das Verständnis für die operativen Abläufe in der Theorie und in der Praxis gegenüber den anderen Hotelabteilungen und ermöglicht den Verkauf von weiteren Hoteldienstleistungen wie Veranstaltungen mit gastronomischer Leistung.

Die weitere Qualifizierung zum Ausbilder oder ein duales Studium zum Bachelor of Arts im Bereich Touristik sind ebenfalls gute Möglichkeiten für diesen Karriereweg. Fremdsprachenkenntnisse wie Englisch in Wort und Schrift sind selbstverständlich. Es ist von Vorteil, wenn der Supervisor Reservierung bereits in vergleichbaren Hotels am Empfang oder in der Reservierungsabteilung gearbeitet und erste Erfahrungen in einer vergleichbaren Position gesammelt hat. Zu seinen Stärken gehört ein ausgeprägtes Verkaufstalent am Telefon sowie im Direktkontakt durch ein freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten. Ein gutes Zahlenverständnis, eine serviceorientierte Arbeitsauffassung und unternehmerisches Denken und Handeln wird vorausgesetzt. Er ist organisationsstark, verantwortungsbewusst, qualitätsbewusst und besitzt eine ausgeprägte soziale Kompetenz. Ebenfalls sollten zu seinen Stärken die Kommunikation und eine positive Persönlichkeit mit Gastgeber-Leidenschaft gehören.

Angebot

Die Vergütung des Supervisors Reservierung ist abhängig von der individuellen persönlichen und fachlichen Qualifikation. Dabei spielen die bereits absolvierten Stationen auf dem Karriereweg eine große Rolle, genauso wie die weiteren Qualifizierungen zum Ausbilder, Meister oder Hotelbetriebswirt. Das Grundgehalt ist Verhandlungssache, wobei eine Vielzahl an Zusatzleistungen vereinbart werden können. Diese sind Personalverpflegung, Personaluniform inkl. Reinigung, Mitarbeitertreueprämien, betriebliches Vorschlagswesen, Personalrabatte, interne und externe Weiterbildungsangebote, jährliche Entwicklungsgespräche, transparente Arbeitszeitkonten, Mitarbeiter-Feste, Mitarbeiterversammlungen, Mitarbeiterbefragungen, etc.. Ebenfalls erhält der Supervisor Reservierung eine persönliche Prämienvereinbarung zur Zielerreichung.

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