Supervisor Frontoffice (m/w)

Der wichtige Rückhalt für den Empfangsleiter.

Aufgaben im Allgemeinen

Der Supervisor Empfang vertritt den Empfangsleiter bei Abwesenheit in allen Belangen wie zum Beispiel bei Meetings und Absprachen und unterstützt ihn im täglichen TO DO. Der Begriff Supervisor kommt aus dem Englischen und bezeichnet die stellvertretende Funktion des Empfangsleiters (Frontoffice Manager).

Er ist stets ein freundlicher und zuvorkommender Gastgeber und weiß, dass durch sein aufmerksames, gastorientiertes Denken und Handeln und seine guten Produktkenntnisse die Gästezufriedenheit zu steigern und zu halten ist. Der Supervisor lebt die Unternehmensphilosophie und vermittelt sie vorbildlich an alle Mitarbeiter und Gäste. Ebenso ist der Supervisor Frontoffice bestrebt, Upsellings aktiv im täglichen Arbeiten umzusetzen. Dies versucht er durch plausible Argumente wie beispielsweise die Beschreibung der Vorzüge und des Komforts einer höheren Kategorie.

Über- und Unterstellung innerhalb des Hotels

Der Supervisor Frontoffice ist direkt dem Empfangsleiter und dem Reservierungsleiter unterstellt. Im Falle seiner Abwesenheit und der des Empfangsleiters wird er vom Reservierungsleiter oder Supervisor Reservierung vertreten. Zu seiner Teamverantwortung gehören alle Empfangsmitarbeiter, der Schichtleiter Frontoffice und die Auszubildenden. Im Falle der Abwesenheit von Reservierungsleiter, Supervisor Reservierung und Front Office Manager, ist er ebenso gegenüber den Reservierungsmitarbeitern weisungsbefugt.

Supervisor Frontoffice - Ritter von Kempski Privathotels
Supervisor Frontoffice - Ritter von Kempski Privathotels

Aufgaben im Einzelnen

Fachliche Aufgaben

Der Supervisor Frontoffice leitet die Mitarbeiter zu einer freundlichen und qualifizierten Betreuung der Gäste an. Er lebt die Qualitätsstandards vor und achtet darauf, dass diese auch die Mitarbeiter anwenden. Der Supervisor Frontoffice erkennt die Arbeit und Leistung des Schichtleiters Frontoffice, der Empfangsmitarbeiter sowie der Auszubildenden an und fördert durch seine aktive Mitarbeit, Motivation, Unterstützung und Toleranz die Teamarbeit.

Einzelaufgaben im Tagesablauf

Der Supervisor Frontoffice unterstützt den Frontoffice Manager im täglichen Geschäft und wird in allen vier Schichten (Früh-, Mittel-, Spät-, Nachtschicht) eingesetzt. Neben der Betreuung der Gäste, der Durchführung des Check-ins und Check-outs übernimmt er ebenso Aufgaben als Concierge. Der Begriff Concierge kommt aus dem Französischen und bedeutet unter anderem das Ausführen von Weckdiensten, Ausflüge für den Gast zu organisieren oder Gäste zu shutteln. Der Supervisor trägt ebenso dafür Sorge, dass alle Abteilungen jegliche arbeitsrelevanten und korrekten Informationen erhalten und ist somit nicht nur Ansprechpartner für alle Gäste, sondern auch für alle Abteilungen.

Er gewährleistet einen stets sauberen und organisierten Arbeitsplatz. Neben Aufgaben, die jeder Mitarbeiter fest zugeteilt bekommt, führt er seine aus und kontrolliert die Arbeit und Leistung der Mitarbeiter am Frontoffice.

Der Supervisor Frontoffice ist der erste Ansprechpartner, wenn ein Gast eine Reklamation hat. Er hört sich die Reklamation vom Gast an, lässt ihn ausreden und macht sich nebenbei gegebenenfalls Notizen. Er versucht, gemeinsam mit dem Gast eine Lösung zu finden. Wird keine gemeinsame Lösung gefunden, so hat der Supervisor Frontoffice den Empfangsleiter oder die Hoteldirektion darüber in Kenntnis zu setzen.

Der Supervisor Frontoffice ist bei Abwesenheit des Empfangsleiters für die Kontrolle der Kassenabrechnungen, des Kassenbuches und des Petty Cash-Buches verantwortlich. Unter Petty Cash wird das Führen einer Portokasse verstanden und ist eine organisatorisch von der Hauptkasse getrennte Kasse für laufende kleine Ausgaben. Der Supervisor Frontoffice trägt dafür Sorge, dass die Petty Cash-Kasse und das Kassenbuch gewissenhaft, ordentlich und ohne Fehler geführt und bearbeitet wird. Er ist des Weiteren verantwortlich für die Hotelkasse und trägt dafür Sorge, dass die Hotelkasse bei Schichtende und Übergabe an die nächste Schicht ordnungsgemäß übergeben wird. Darüber hinaus werden vom Supervisor Frontoffice die täglichen Zahlungseingänge, die der Empfang von der Buchhaltung per E-Mail oder Fax erhält, gewissenhaft und sorgfältig bearbeitet. Auch die wöchentlichen Umsatzstatistiken, wie zum Beispiel die Wochen- oder Monatsstatistik, werden durch den Supervisor Frontoffice erstellt und an die Abteilungsleiter in Form einer Excel-Tabelle per E-Mail versendet, sodass die Abteilungsleiter immer über den aktuellen Umsatzstand informiert sind.

Der Supervisor Frontoffice unterstützt den Empfangsleiter bei den monatlichen und jährlichen Inventuren. Der Empfangsleiter kann an den Supervisor Frontoffice Zusatzaufgaben delegieren, die er eigenständig auszuführen hat. Zu den Zusatzaufgaben können unter anderem das Aufbereiten der monatlichen Kurtaxenabrechnung für die Kurverwaltung oder die Erstellung der monatlichen Fremdenverkehrsstatistik zählen.

Der Supervisor Frontoffice pflegt wichtige Gästebemerkungen wie Tischreservierungswünsche, Lebensmittelunverträglichkeiten oder bevorzugte Zimmerwünsche in die Gastkartei ein. Besonderheiten, zum Beispiel Geburtstag oder Hochzeitstag, die während des Aufenthaltes erst durch den Gast bekannt gegeben werden, werden in die Traceliste für die jeweilige Abteilung eingetragen. Die Traceliste ist ein wichtiges Handwerkzeug für die Abteilungen Housekeeping, Küche und Restaurant und wird vom Night Auditor jeden Tag pro Abteilung ausgedruckt.

Weitere Aufgaben des Supervisors Frontoffice sind der Check-in und Check-out. Der Check-in beinhaltet das Erfassen der Gastpersonalien anhand des Meldescheines, das Durchgehen der gebuchten Leistungen sowie das Begleiten des Gastes auf das Zimmer. Der Check-out umfasst das Besprechen der einzelnen Rechnungspositionen wie die Überprüfung der Rechnungsadresse und Zusatzleistungen aus dem Restaurant- & Wellnessbereich mit dem Gast am Abreisetag. Es wird sich während des Check-outs erkundigt, ob der Gast zufrieden war, sich für seinen Aufenthalt bedankt und nach Aushändigung der Rechnung wird sich vom Gast verabschiedet.

Supervisor Frontoffice - Ritter von Kempski Privathotels

Arbeitsorganisation und Personalplanung

Der Supervisor unterstützt den Empfangsleiter in der Personalführung. Somit begleitet er die Auszubildenden und neuen Mitarbeiter, gewährleistet eine ordnungsgemäße Einarbeitung und unterstützt den Lernprozess. Er achtet auf die Einhaltung der Arbeitszeiten und Pausen, auf die Arbeitskleidung und den abteilungsinternen Zusammenhalt, um die Teamarbeit zu fördern und zu bewahren. Der Supervisor unterstützt ein gutes Betriebsklima durch effektive, freundliche und relevante Kommunikation.

Persönliche Anforderungen

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach und Berufserfahrung im Bereich Frontoffice sind Voraussetzung für die Position des Supervisor Frontoffice. Der Supervisor Frontoffice sollte bereits in vergleichbaren Hotels am Empfang gearbeitet und erste Erfahrungen in einer vergleichbaren Position gesammelt haben. Als Supervisor verfügt man über fundierte Computerkenntnisse wie Word, Excel und idealerweise mit Fidelio. Er ist führungsstark und teamfähig, ist organisiert, verantwortungsbewusst und anpassungsfähig. Der Supervisor ist verkaufsorientiert, motiviert und dienstleistungs- und serviceorientiert. Ein freundliches, offenes sowie repräsentatives Auftreten mit guten Umgangsformen zeichnen ihn aus. Pünktlichkeit und ein gepflegtes Erscheinungsbild am Arbeitsplatz sind weitere Voraussetzungen. Erforderlich sind fließende Deutschkenntnisse und ein gutes Englisch in Wort und Schrift.

Synergiebeitrag

Der Supervisor Frontoffice gewährleistet eine gute und effektive Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hotels und sorgt für die richtigen Informationen an den richtigen Stellen.

Entscheidungsbefugnis

Der Supervisor Frontoffice ist gegenüber den Mitarbeitern des Empfangs- und Reservierungsbereichs weisungsbefugt.

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Unser Angebot

Die Vergütung des Supervisors Frontoffice ist abhängig von der individuellen persönlichen und fachlichen Qualifikation. Dabei spielen die bereits absolvierten Stationen auf dem Karriereweg eine große Rolle, genauso wie die weiteren Qualifizierungen zum Ausbilder, Meister oder Hotelbetriebswirt. Das Grundgehalt ist Verhandlungssache, wobei eine Vielzahl an Zusatzleistungen vereinbart werden können. Diese sind Personalverpflegung, Personaluniform inkl. Reinigung, Mitarbeitertreueprämien, betriebliches Vorschlagswesen, Personalrabatte, interne/externe Weiterbildungsangebote, jährliche Entwicklungsgespräche, transparente Arbeitszeitkonten, Mitarbeiter-Feste, Mitarbeiterversammlungen, Mitarbeiterbefragungen, etc.. Ebenfalls erhält der Supervisor eine persönliche Prämienvereinbarung zur Zielerreichung. Diese Vereinbarung wird mit diversen Kennzahlen verankert, wie zum Beispiel Belegung, Zimmerdurchschnittsrate, operatives Ergebnis.

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