Schichtleiter/in Frontoffice

Der Empfang eines Hotels ist die Visitenkarte eines Betriebes.

Aufgaben im Allgemeinen

Der Schichtleiter Frontoffice ist für den optimalen Ablauf am Empfang in seiner Schicht verantwortlich und ist immer ein gutes Vorbild für die Empfangsmitarbeiter und die Auszubildenden. Er begrüßt und verabschiedet die Gäste und stellt den Informationsfluss im Empfangsbereich, sowohl intern als auch zu den Gästen, sicher.

Der Schichtleiter Frontoffice übernimmt die administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel Schichtübergabe, Kontrolle der Kasse, Bearbeitung und Kontrolle in den Bereichen Check-in sowie Check-out, im Empfangsbereich im Tagdienst wie auch im Nachtdienst.

Über- und Unterstellung innerhalb des Hotels

Der Schichtleiter Frontoffice arbeitet und führt eigenverantwortlich seine Dienstschicht nach den vorgegebenen Qualitätsstandards und stellt eine vollständige Übergabe bei Schichtübergabe sicher. Er lebt die Philosophie des Hauses und fungiert als Vorbild gegenüber den Empfangsmitarbeitern, den Reservierungsmitarbeitern und den Auszubildenden. Der Schichtleiter Frontoffice respektiert und erkennt die Arbeit und Leistung der Empfangsmitarbeiter und der Auszubildenden an und fördert durch seine aktive Mitarbeit, Motivation, Unterstützung und Toleranz die Teamarbeit. Der Frontoffice Manager kann an den Schichtleiter Frontoffice Zusatzaufgaben, wie zum Beispiel Aufbereitung der Kurtaxenabrechnung, Erstellung der Wochenstatistik, Archivierung der Unterlagen gemäß der relevanten Richtlinien oder Pflege und Inventur des Hotelshops, delegieren.

Schichtleiter Frontoffice - Ritter von Kempski Privathotels

Einzelaufgaben im Tagesablauf

Zu seinen täglichen Aufgaben gehört die bestmögliche Gästebetreuung und Erfüllung der Gästewünsche vor Ort. Für den Gast ist der Frontoffice Bereich die erste Anlaufstelle bei Fragen, wie zum Beispiel Ausflugsmöglichkeiten in der Umgebung, oder bei Reklamationen.

Eine Reklamation kann beim Gast eine Unzufriedenheit mit einer Leistung sein. Der Schichtleiter Frontoffice hört sich die Reklamation vom Gast aufmerksam an, lässt ihn ausreden und macht sich nebenbei Notizen. Er zeigt Verständnis und sucht gemeinsam mit dem Gast nach einer Lösung. Kann das Problem vom Schichtleiter Frontoffice nicht selbst gelöst werden, informiert er den Frontoffice Manager, Reservierungsleiter oder Supervisor Empfang darüber. Bei Abwesenheit aller drei Personen wird die Hoteldirektion informiert. Darüber hinaus fällt in seinen täglichen Aufgabenbereich die Concierge-Tätigkeit. Das bedeutet unter anderem Weckdienste zu übernehmen, Buchungen von Ausflügen für den Gast zu organisieren und beim Gepäck behilflich zu sein.

Der Schichtleiter Frontoffice nimmt die Gäste bei Anreise in Empfang und heißt sie herzlich willkommen. Er führt mit dem anreisenden Gast den Check-in durch. Der Begriff Check-in kommt aus dem Englischen und bedeutet das Erfassen der Gästepersonalien mithilfe des Meldescheines. Der Schichtleiter Frontoffice erfragt den Gastnamen, ruft sich die Buchung im Frontoffice EDV System Fidelio auf und holt sich die vorbereiteten Unterlagen wie Meldeschein, Zimmerkarte, Kurtaxenheft und gegebenenfalls die Terminzettel für die Wellnessanwendungen dazu. Nach dem die Gastformalien und die Reservierung mit dem Gast geprüft worden sind, begleitet der Schichtleiter Frontoffice den Gast auf das gebuchte Zimmer. Auf dem Weg zu seinem Zimmer erhält der Gast alle Informationen, die er während seines Aufenthalts benötigt. Hierzu zählen die Öffnungszeiten der einzelnen Restaurants und des Wellnessbereiches. Der Schichtleiter Frontoffice hat hier bereits die Möglichkeit, ein Cross Selling (Verkauf von Zusatzleistungen) wie zum Beispiel den Verleih von Elektro-Tourenbikes aktiv umzusetzen. Neben dem Cross Selling wird vom Schichtleiter Frontoffice ein aktiver Upselling-Verlauf erwartet. Unter dem Begriff wird der Verkauf einer höheren Zimmerkategorie an den Gast verstanden.

Der Schichtleiter Frontoffice pflegt besondere Gästebemerkungen wie zum Beispiel Hochzeitstag während des Aufenthaltes, Lebensmittelunverträglichkeiten in die jeweilige Gastkartei und in die Traceliste ein. Die Traceliste stellt das tägliche Handwerkszeug für die Abteilungen Restaurant, Küche, Wellnessbereich und Housekeeping dar. Die Liste wird jeden Tag vom Empfang für jede Abteilung ausgedruckt. Er arbeitet darüber hinaus mit dem Housekeeping eng zusammen, was die Freimeldung der Zimmer betrifft. Gästewünsche oder Änderungen, die im Laufe des Tages vom Gast am Empfang geäußert werden, werden vom Schichtleiter Frontoffice unverzüglich am gleichen Tag der jeweiligen Abteilung mitgeteilt. Der Schichtleiter Frontoffice ist verantwortlich für die Hotelkasse und hat dafür Sorge zu tragen, dass seine Kasse zum Schichtende ordnungsgemäß an die nächste Schicht übergeben wird.

Darüber hinaus prüft er die täglichen Zahlungseingänge in Form des Kontoauszuges, welcher per E-Mail von der Buchhaltung geschickt wird. Zahlungseingänge werden vom Schichtleiter Frontoffice sorgfältig und gewissenhaft abgearbeitet. Unklarheiten werden umgehend mit der Buchhaltung geklärt. Neben dem Check-in gehört zum täglichen Ablauf eines Schichtleiters Frontoffice auch der Check-out. Der Check-out bedeutet die Abreise des Gastes. Der Schichtleiter Frontoffice bereitet die Rechnung für die Gäste vor und geht mit ihnen gemeinsam alle Posten (gebuchte Übernachtungsleistung, Guest Checks wie Restaurant- und Wellnessbelege) durch. Der Begriff Guest Check wird im Deutschen mit dem Wort Quittungsbeleg übersetzt. Ein Guest Check kann vom Gast entweder direkt bezahlt werden oder er wird auf das Gastzimmer gebucht. Der Gast bezahlt alle Leistungen aus dem Restaurant und Wellnessbereich dann beim Check-out am Front Office.

Der Schichtleiter Frontoffice erkundigt sich beim Gast, ob alles während seines Aufenthalts zu seiner Zufriedenheit war. Positive und negative Anmerkungen sowie Verbesserungsvorschläge vom Gast werden vom Schichtleiter Frontoffice notiert und es wird gegebenenfalls noch während des Check-out-Vorgangs reagiert. Ein Schichtleiter Frontoffice hat auch die Befugnis, Nachlässe zu gewähren, die in seinem vorgegebenen Rahmen liegen. Darüber hinaus hat er den Frontoffice Manager, Supervisor Frontoffice oder Reservierungsleiter hinzuzuziehen. Der Schichtleiter Frontoffice hat sich beim Gast für seinen Besuch zu bedanken und ihm eine angenehme Heimreise zu wünschen sowie ein Wiedersehen im Hotel zu erwähnen.

Arbeitsorganisation

Der Schichtleiter führt administrative Aufgaben zur Unterstützung des Frontoffice Managers oder des Supervisors Frontoffice durch. Er koordiniert einen reibungslosen sowie serviceorientierten Ablauf am Frontoffice. Darüber hinaus gewährleistet er einen sauberen und organisierten Arbeitsplatz im Frontoffice Bereich. Er pflegt einen sorgsamen Umgang mit der Einrichtung (Mobiliar) und dem Arbeitsmaterial.

Schichtleiter Frontoffice - Ritter von Kempski Privathotels
Schichtleiter Frontoffice - Ritter von Kempski Privathotels

Persönliche Anforderungen

Der Schichtleiter Frontoffice hat eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Hotelfachmann absolviert. Es erleichtert ihm das Verständnis für die operativen Abläufe in der Theorie und Praxis gegenüber den anderen Hotelabteilungen.

Fundierte Computerkenntnisse wie Word, Excel und idealerweise des Frontoffice EDV Systems Fidelio sind grundlegend für die Position. Er hat sehr gute Deutschkenntnisse und kann sich auf Englisch in Wort und Schrift verständigen. Seine freundliche, natürliche und aufgeschlossene Art zeichnet ihn aus. Der Schichtleiter gilt als Vorbild und zeigt dies auch in seinem gepflegten Erscheinungsbild, seiner Pünktlichkeit, seiner Zuverlässigkeit und seiner Einsatzbereitschaft.

Der Schichtleiter Frontoffice ist organisationsstark, verantwortungsbewusst, qualitätsbewusst und verfügt über eine ausgeprägte soziale Kompetenz. Zu seinen Stärken zählen die Kommunikation mit den Gästen und eine positive Persönlichkeit mit Gastgeber-Leidenschaft.

Entscheidungsbefugnis

Der Schichtleiter Frontoffice ist gegenüber seinen Empfangsmitarbeitern und Auszubildenden weisungsbefugt.

Unser Angebot

Die Vergütung des Schichtleiters ist abhängig von der individuellen persönlichen und fachlichen Qualifikation. Dabei spielen die bereits absolvierten Stationen auf dem Karriereweg eine große Rolle, genauso wie die weiteren Qualifizierungen. Das Grundgehalt ist Verhandlungssache, wobei eine Vielzahl an Zusatzleistungen vereinbart werden können. Diese sind Personalverpflegung, Personaluniform inkl. Reinigung, Mitarbeitertreueprämien, betriebliches Vorschlagswesen, Personalrabatte, interne/externe Weiterbildungsangebote, jährliche Entwicklungsgespräche, transparente Arbeitszeitkonten, Mitarbeiter-Feste, Mitarbeiterversammlungen, Mitarbeiterbefragungen, etc..

Aktuell offene Stellen: 1

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