Reservierungsleiter/in

Verantwortlich für die optimale Auslastung der Zimmer zum bestmöglichen Preis.

Aufgaben im Allgemeinen

Der Reservierungsleiter sichert den optimalen wirtschaftlichen Erfolg des Betriebes durch die optimale Auslastung aller Zimmer- und Bettenkapazitäten zur bestmöglichen Zimmerrate. Er koordiniert alle Reservierungsmitarbeiter, trifft alle Vorbereitungen für den Check-in und ist erster Ansprechpartner für alle Gäste vor Anreise. Der Reservierungsleiter erstellt attraktive Verkaufsangebote und ist ein sehr guter Verkäufer im schriftlichen oder persönlichen Kontakt zum Gast. Ebenfalls steuert er alle Online-Reservierungsportale und stellt Verfügbarkeiten und Verkaufspreise sicher. Die Marktbeobachtung stellt eine wichtige Basis für die Entwicklung von Marketingmaßnahmen zur Auslastungssteigerung dar. Er pflegt die enge Zusammenarbeit mit den Verkaufsabteilungen und dem Empfangsteam.

Allgemein sind die Sicherstellung eines jederzeit reibungslosen und rationellen Arbeitsablaufs, eines optimalen Reservierungs- und Telefondienstes, einer optimalen Zimmer- und Bettenbelegung die Hauptziele des Reservierungsleiters.

Über- und Unterstellung innerhalb des Hotels

Der Reservierungsleiter ist direkt der Hoteldirektion unterstellt und verantwortet die Personalführung aller Reservierungsmitarbeiter. Der Reservierungsleiter ist auf der Ebene der Abteilungsleiter, sofern er eine eigenständige Abteilung verantwortet.

Aufgaben im Einzelnen

Reservierung und Verkauf

Der Reservierungsleiter ist für die Entgegennahme und Beantwortung sämtlicher telefonischer und schriftlicher Reservierungs- und Bankettanfragen bzw. Bestellungen unter Beachtung der Qualitätsstandards verantwortlich. Darüber hinaus organisiert und führt er die Ablage diesbezüglicher Korrespondenz. Die genaue Buchführung über alle offenen und definitiven Reservierungen, Änderungen und Stornos gehört zu seinen täglichen Aufgaben.

Damit verbunden ist die Kontrolle der Einhaltung der Verfalls- und Stornofristen. Das Vorbereiten aller Anreisen für die Empfangsabteilung stellt den sicheren und korrekten Check-in sicher. Die Zuteilung der Zimmer in Abstimmung mit dem Empfang erfolgt ebenfalls täglich. In dem Frontoffice EDV System Fidelio werden sämtliche Reservierungen erfasst und die Gästekartei geführt und gepflegt. Gästebemerkungen sind präzise zu führen und dienen als Briefing für alle anderen Abteilungen.

Der Informationsaustausch mit Direktion, Empfang, Housekeeping und F&B-Abteilung ist notwendig. Bei allen Verkaufsgesprächen strebt der Reservierungsleiter nach einer optimalen Zimmer- und Bettenbelegung zur bestmöglichen Rate. Das heißt, er steuert die Preispolitik des Hotels in enger Abstimmung mit der Hoteldirektion und stellt die sachgemäße Rechnungsanlegung unter strikter Beachtung der entsprechenden Korrespondenzen sicher. Verkaufspreise werden vom Reservierungsleiter in alle Vertriebskanälen eingestellt und kontinuierlich gepflegt, dabei gewährleistet er die bestmöglichen Raten für Gäste und Hotel. Die richtige Preispolitik erfordert eine detaillierte Marktbeobachtung und die Analyse der Attraktivität der bestehenden Arrangements und Angebote.

Die regelmäßige Auswertung des Buchungsverhaltens verbunden mit der Entwicklung von Belegungszahlen und Übernachtungsraten liefert die Basis für die Weiterentwicklung der Angebote und den Erfolg des Hotels. Die zielgruppengerechte Angebotsgestaltung wird in kontinuierlichen Unterweisungen der Empfangs- und Reservierungsmitarbeiter vermittelt und in Form von Checklisten und Arbeitsanweisungen dokumentiert. Ebenfalls im Fokus ist die sachgemäße Durchführung aller Vorbereitungsarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf von Einzel- und Gruppenankünften zu gewährleisten, und das Vorbereiten der täglichen Reservierungskorrespondenz zur Vorlage für den Empfangsleiter bzw. stellvertretenden Empfangsleiter. Die unmittelbare Weiterleitung von Post, Nachrichten und Informationen persönlich oder schriftlich wird vom Reservierungsleiter sichergestellt, um unverzüglich Gästewünsche oder Reklamationen zu bearbeiten.

Reservierungsleiter - Ritter von Kempski Privathotels
Reservierungsleiter - Ritter von Kempski Privathotels

Arbeitsorganisation und Personalplanung

Der Reservierungsleiter ist weisungsbefugt gegenüber allen Mitarbeiter in der Reservierungsabteilung. Hinsichtlich der Arbeitsorganisation und Personalplanung erstellt er die Personalpläne und das Abteilungsbudget. Die Einführung, Einarbeitung, Weiterbildung und Beurteilung neuer Mitarbeiter liegen in seinem Verantwortungsbereich. Hinzu kommt die Erstellung und Durchführung von Schulungsprogrammen, Dienstbesprechungen und die Aufstellung der wöchentlichen Dienstpläne unter Berücksichtigung aller tariflichen und gesetzlichen Anforderungen. Er führt mit jedem Mitarbeiter ein jährliches Beurteilungsgespräch und leitet Entwicklungsprogramme ab.

Reservierungsleiter - Ritter von Kempski Privathotels

Berufsausbildung

Die fachgerechte Unterweisung und Betreuung der Auszubildenden, ebenso wie die Kontrolle der Berichtsheftführung und die Durchführung von internen Schulungen in Theorie und Praxis fallen in seinen Verantwortungsbereich.

Persönliche Anforderungen

Die Voraussetzungen für den Karriereweg des Reservierungsleiters ist eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie wie Hotelfachmann oder Restaurantfachmann. Dies erleichtert das Verständnis für die operativen Abläufe in den anderen Hotelabteilungen und ermöglicht den Verkauf von weiteren Hoteldienstleistungen wie Veranstaltungen mit gastronomischer Leistung.

Die weitere Qualifizierung zum Ausbilder oder ein duales Studium zum Bachelor of Arts im Bereich Touristik sind ebenfalls gute Möglichkeiten für diesen Karriereweg. Fremdsprachenkenntnisse wie Englisch in Wort und Schrift sind selbstverständlich. Der Reservierungsleiter sollte bereits in vergleichbaren Hotels am Empfang oder in der Reservierungsabteilung gearbeitet haben. Zu seinen Stärken gehören ein ausgeprägtes Verkaufstalent und ein gutes Zahlenverständnis. Er ist organisationsstark, verantwortungsbewusst, qualitätsbewusst und besitzt eine ausgeprägte soziale Kompetenz. Ebenfalls zählen zu seinen Stärken Kommunikationsfreude und eine positive Persönlichkeit mit Gastgeber-Leidenschaft.

Synergiebeitrag

Der Reservierungsleiter gewährleistet eine gute und effektive Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hotels und sorgt für die richtigen Informationen an den richtigen Stellen.

Entscheidungsbefugnis

Der Reservierungsleiter ist gegenüber den Mitarbeitern des Empfangs- und Reservierungsbereichs weisungsbefugt. Er wirkt bei der Einstellung und Beförderung von Mitarbeitern mit. Ebenfalls entscheidet er mit bei der Preispolitik des Hotels und verantwortet Preisnachlässe gegenüber Gästen im Rahmen seiner Kompetenz. Die Mitwirkung bei der Preisgestaltung, die Planung der Marketingaktivitäten und der Budgetierung sind selbstverständlich.

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