Empfangsleiter/in

Verantwortlicher Gastgeber des Hotels.

Aufgaben im Allgemeinen

Der Empfangsleiter bzw. Frontoffice Manager ist der Gastgeber des Hotels. Er sorgt für die Behaglichkeit seines Hauses und für einen sorglosen Aufenthalt eines jeden Gastes. Er ist der Repräsentant eines gehobenen (Wohn-)Stils und ein freundlicher, geduldiger sowie informierter Gesprächspartner. Die Gästezufriedenheit - vom Erstkontakt in der Reservierung über die Anreise, den Aufenthalt im Hotel, den Check-out bis hin zur Abreise - hat oberste Priorität. Somit widmet sich der Empfangsleiter der ständigen Verbesserung der Angebotspalette und der stetigen Anhebung des Hotelimages. Er berücksichtigt die rationelle Verwendung der betrieblichen Mittel und den kostengünstigen Einsatz des Personals. Er führt seine Mitarbeiter im Sinne eines kooperativen Führungsstils und fördert deren Initiative zum Mitdenken, sowohl für sie selbst als auch für das Unternehmen. Die ständige Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter und die aktive Förderung der Nachwuchskräfte gehören zu seiner Verpflichtung.

Allgemein ist die Sicherstellung eines jederzeit reibungslosen und rationellen Arbeitsablaufs, eines optimalen Front-, Reservierungs- und Telefondienstes, einer optimalen Zimmer- und Bettenbelegung und einer ordnungsgemäßen Abrechnung und Kassenführung eines der Hauptziele des Empfangsleiters. Dabei überwacht er im gesamten Empfangsbereich die Ordnung und Sauberkeit sowie das ansprechende Aussehen aller Empfangsmitarbeiter.

Über- und Unterstellung innerhalb des Hotels

Der Empfangsleiter bzw. Frontoffice Manager ist direkt der Hoteldirektion unterstellt und wird vom Reservierungsleiter oder vom stellvertretenden Empfangsleiter vertreten. Dies ist je nach Größe des Hotels unterschiedlich organisiert. Zu seiner Teamverantwortung gehören alle Empfangsmitarbeiter, Schichtleiter und Supervisor.

Empfangsleiter - Ritter von Kempski Privathotels

Aufgaben im Einzelnen

Reservierung und Verkauf

Im Einzelnen überwacht der Empfangsleiter alle mündlichen, telefonischen und schriftlichen Anfragen bzw. Reservierungen und die Bearbeitung der gesamten Empfangskorrespondenz.

Die Entscheidungen über Annahme von Gruppen und Gruppenserien sind mit der Hoteldirektion abzustimmen. In Abwesenheit des Reservierungsleiters verantwortet er auch alle Reservierungssysteme. Sehr wichtig ist die Abstimmung mit den im Verkauf tätigen Mitarbeitern bezüglich der Festlegung der „Closed dates“. Ebenfalls gehören die Überprüfung der wöchentlichen Belegungsvorschau und deren Verteilung an Hausdamen, Wäscherei usw. zu seinen täglichen Aufgaben. Die Erstellung des Forecasts für Dienstplangestaltung und Belegungsvor- und Rückschau erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Hoteldirektion. Der Verkauf der richtigen Angebote und der enge Gästekontakt setzen die kontinuierliche Unterweisung der Mitarbeiter bezüglich der Angebote, Veranstaltungen und Informationen über die Region voraus.

Einzelaufgaben im Tagesablauf

Die Aufgaben im Tagesverlauf sind die Kontrolle und das Anfertigen der Belegungs- und  Empfangsstatistik, die tägliche Gewährleistung des online-Backups und der Datensicherung sowie die Pflege der Fidelio Stammdaten, die Kontrolle der V.I.P.–Liste, die Kontrolle der Zimmersituation des laufenden und des darauffolgenden Tages und entsprechende Weisung an die Mitarbeiter, die Beratung bei der Zimmerdisposition und Preisgestaltung, die Überwachung der Ankünfte und Abreisen und die fortlaufende Beantwortung von Telefonaten, Telefaxanfragen und Rückfragen der Mitarbeiter.

Parallel pflegt er den aktiven Gästekontakt und führt Absprachen mit Gästen und Firmen. Gästereklamationen und Sonderfälle behandelt er persönlich und informiert die Hoteldirektion.

Kasse

Der Empfangsleiter trägt Sorge für die korrekte Kontrolle der neuangelegten Rechnungen, die Bearbeitung und Bestätigung von Vorauszahlungen, die Bearbeitung der Debitorenreklamationen und die Zahlung von Kommissionen und deren Überprüfung. Ebenso liegt die Behandlung der Gästeauslagen gemäß den internen Vorschriften in seinen Händen.

Arbeitsorganisation und Personalplanung

Hinsichtlich der Arbeitsorganisation und Personalplanung erstellt der Empfangsleiter die Personalpläne und das Abteilungsbudget. Die Einführung, Einarbeitung, Weiterbildung und Beurteilung neuer Mitarbeiter liegen in seinem Verantwortungsbereich. Hinzu kommen die Erstellung und Durchführung von Schulungsprogrammen, Dienstbesprechungen und die Aufstellung der wöchentlichen Dienstpläne unter Berücksichtigung aller tariflichen und gesetzlichen Anforderungen. Er führt mit jedem Mitarbeiter ein jährliches Beurteilungsgespräch und leitet Entwicklungsprogramme ab.

Berufsausbildung

Die fachgerechte Unterweisung und Betreuung der Auszubildenden, ebenso wie die Kontrolle der Berichtsheftführung und die Durchführung von internen Schulungen in Theorie und Praxis fallen in seinen Verantwortungsbereich.

Empfangsleiter - Ritter von Kempski Privathotels
Empfangsleiter - Ritter von Kempski Privathotels

Persönliche Anforderungen

Der Empfangsleiter hat in der Regel eine klassische Hotelausbildung wie zum Beispiel zum Hotelfachmann absolviert oder im Dualen System an einer Berufsakademie den Bachelor of Arts mit Schwerpunkt Tourismus erworben. Direkt nach der Ausbildung erfolgen mehrere Stationen in der gehobenen Hotellerie in den Bereichen Empfang und Reservierung. Ebenso ist die berufliche Erfahrung mindestens als stellvertretender Empfangsleiter erforderlich. Die persönlichen Anforderungen sind Organisationstalent sowie Verantwortungs- und Qualitätsbewusstsein. Er ist führungsstark und besitzt eine ausgeprägte soziale Kompetenz. Kommunikation und seine positive Persönlichkeit mit Gastgeber-Leidenschaft sind seine Stärken. Fremdsprachenkenntnisse wie Englisch fließend in Wort und Schrift sind eine Grundvoraussetzung. 

Synergiebeitrag

Der Empfangsleiter gewährleistet eine gute und effektive Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hotels und sorgt für die richtigen Informationen an den richtigen Stellen.

Entscheidungsbefugnis

Der Empfangsleiter ist gegenüber den Mitarbeitern des Empfangs- und Reservierungsbereichs weisungsbefugt. Er wirkt bei der Einstellung und Beförderung von Mitarbeitern mit. Ebenfalls entscheidet er mit bei der Preispolitik des Hotels und verantwortet Preisnachlässe gegenüber Gästen im Rahmen seiner Kompetenz.

Unser Angebot

Die Vergütung des Empfangsleiters ist abhängig von der individuellen persönlichen und fachlichen Qualifikation. Dabei spielen die bereits absolvierten Stationen auf dem Karriereweg eine große Rolle, genauso wie die weiteren Qualifizierungen zum Ausbilder, Meister oder Hotelbetriebswirt. Das Grundgehalt ist Verhandlungssache, wobei eine Vielzahl an Zusatzleistungen vereinbart werden können. Diese sind Personalverpflegung, Personaluniform inkl. Reinigung, Mitarbeitertreueprämien, betriebliches Vorschlagswesen, Personalrabatte, interne/externe Weiterbildungsangebote, jährliche Entwicklungsgespräche, transparente Arbeitszeitkonten, Mitarbeiter-Feste, Mitarbeiterversammlungen, Mitarbeiterbefragungen, etc.. Ebenfalls erhält der Empfangsleiter eine persönliche Prämienvereinbarung zur Zielerreichung. Diese Vereinbarung wird mit diversen monetären Kennzahlen verankert, wie zum Beispiel Belegung, Zimmerdurchschnittsrate, operatives Ergebnis.

Aktuell offene Stellen: 1

Position Standort Datum
Empfangsmitarbeiter/in Naturresort Schindelbruch ab sofort

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